La linfa vitale di un sistema di Governance

Dimensioni e leve per una corretta comunicazione

di Giorgio Beghini e Roberta Bellotto – SYNNOVA

Vogliamo fornire alcuni spunti per poter valutare le dimensioni e le leve su cui agire, al fine di migliorarne i benefici di una corretta comunicazione.

Partendo dalla definizione che la comunicazione è il processo di trasferimento di informazioni da un individuo ad un altro, possiamo affermare senza ombra di dubbio che la comunicazione è uno strumento che fa crescere in consapevolezza il pubblico che si raggiunge.

In ambito aziendale e manageriale, questa consapevolezza si traduce in capacità di prendere decisioni, di maturare competenze o trovare soluzioni.

L’obiettivo della comunicazione

L’obiettivo della comunicazione è quello di permettere a tutti, e non solo a coloro che ne sono interessati, di prendere le decisioni corrette nei tempi giusti. Questa affermazione rafforza il concetto di come la comunicazione sia un elemento imprescindibile di un sistema di Governance.

Le dimensioni della comunicazione

Le quattro macro-dimensioni della comunicazione sono:

  • Contenuti: i contenuti delle fonti informative e la loro rappresentazione

  • Stakeholder: tutti coloro che, con diverse motivazioni, sono interessati alle informazioni

  • Qualità: il grado di aggiornamento delle informazioni

  • Sistema: tutti quegli elementi e quelle applicazioni che “trasportano” e rendono di valore la comunicazione

Spesso non si considerano contemporaneamente questi quattro macro-elementi, rendendo inefficace la comunicazione; soprattutto non producendo i risultati che si erano prefissati.

Per ciascuna delle macro-dimensioni si possono considerare gli elementi componenti che le caratterizzano.

Contenuti della comunicazione

Se la comunicazione ha come obiettivo il fornire informazioni per prendere decisioni o per migliorare il livello di operatività dell’azienda e dei suoi addetti, allora c’è la necessità di approvvigionarsi di informazioni utili, corrette e trasmesse in una forma comprensibile e immediatamente utilizzabile.

La grande difficoltà, in un’epoca di sovraffollamento dell’informazione, è attingere da fonti attendibili i dati utili per capire i fenomeni che ci circondano e per traghettare al successo l’azienda attraverso scelte consapevoli.

I contenuti hanno anche altri elementi, quali la semplicità, l’essenzialità e l’esaustività che si concretizzano nella rappresentazione.

Comunicazione

Stakeholder della comunicazione

Escludendo l’uso improprio della comunicazione, gli stakeholder sono l’insieme degli attori che a vario titolo generano e ricevono la comunicazione. La comunicazione agli stakeholder necessita di attività quali:

  • L’identificazione degli stakeholder
  • La definizione dei bisogni informativi
  • La dimensione (sia quella interna all’azienda, favorendo gli scambi orizzontali e verticali, che quella esterna e quindi verso eventuali clienti, utenti, partner, fornitori …)

Qualità della comunicazione

Il tema è certamente molto ampio e comprende elementi come l’aggiornamento e l’affidabilità delle informazioni.

Sebbene le attuali tecnologie abbiano praticamente azzerato il tempo di trasmissione, rimane aperto il tema di fornire le corrette informazioni nei luoghi e alle persone cui effettivamente servono.

La correttezza, oltre ad essere un attributo intrinseco del contenuto, è anche fortemente influenzata dal grado di aggiornamento.

Sarebbe opportuno mettere in campo anche sistemi di valutazione e di verifica delle informazioni in real-time o a posteriori per poter costruire solide scelte manageriali.

Sistema di comunicazione

L’esplicitazione delle precedenti componenti evidenzia chiaramente la necessità di avere alla base un vero sistema di comunicazione tale da garantire che i contenuti possano raggiungere gli stakeholder nel modo più efficace ed efficiente.

Gli elementi componenti che caratterizzano il sistema sono:

  • L’accessibilità
  • La sistematicità
  • L’uniformità
  • La manutenibilità

Conclusioni

La comunicazione è la linfa del sistema di Governance. Molte applicazioni, nei più svariati domini applicativi, sono nate e continuano ad evolvere progettando e migliorando solo le specifiche funzionalità senza dare il dovuto peso alla comunicazione considerandola un mero collettore e distributore di informazioni.

Questo approccio è limitativo perché non tiene in considerazione due aspetti:

  • Per spingere una persona od un ente a comunicare è necessario che questi trovi dei vantaggi personali negli elementi di comunicazione
  • Tutti gli stakeholder contribuiscono sia a generare che ad utilizzare la comunicazione. Da questo nasce un elemento molto attuale che è la “collaborazione”. La comunicazione raggiunge la completezza nel momento in cui diviene fonte di aggregazione, diffusione e sedimento della conoscenza dell’intera organizzazione.

Sebbene la comunicazione sia il risultato di azioni, deve essere “sostenuta” sia dalle funzionalità dei sistemi informativi che da quelli organizzativi al fine di alimentare correttamente e con continuità i diversi bisogni degli stakeholder.

Questo è il risultato di un buon sistema di comunicazione: far sì che un’Azienda possa prendere le giuste decisioni velocemente e trasformarle in risultati e competitività.

Cosa offrono SOLUZIONI e SYNNOVA?

Nell’ambito del percorso “Road4U”, SYNNOVA e SOLUZIONI hanno predisposto un percorso personalizzabile per la specifica realtà aziendale finalizzato a realizzare la piattaforma di conoscenze, competenze e tecnologie necessarie per migliorare la comunicazione.

Per conoscere in dettaglio le opportunità offerte è possibile richiedere un assessment preliminare, al termine del quale vi potremo supportare nella definizione del percorso più adeguato alle vostre esigenze.

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